En tant que propriétaire d’une petite entreprise, le flux de trésorerie devrait être l’une de vos préoccupations les plus importantes. Les petites entreprises ne disposent généralement pas d’importantes réserves de liquidités sur lesquelles elles peuvent compter si les paiements des clients sont lents. La gestion de vos comptes clients est donc essentielle à la santé financière et au potentiel de croissance de votre entreprise.
La facturation est au cœur de votre processus de gestion des comptes clients. Si votre processus de facturation est opportun, complet et précis, vous avez de meilleures chances de bien gérer votre trésorerie.
1. Automatisez votre processus de facturation pour plus de rapidité et de précision
Vous pensez peut-être que l’automatisation de la facturation est réservée aux entreprises plus importantes que la vôtre. En réalité, les petites entreprises ont beaucoup à gagner de l’automatisation. Les factures papier prennent du temps à produire et sont un casse-tête à gérer. Elles peuvent se perdre de votre côté ou de celui de votre client.
Il est difficile pour votre personnel de savoir quand chaque facture a été envoyée et quand, ou si, elle a été payée. Le traitement manuel laisse une grande place à l’erreur humaine, ce qui peut avoir de graves répercussions sur les résultats des petites entreprises. Votre logiciel de gestion des factures doit reconnaître les erreurs potentielles telles que les factures en double, les trop-perçus ou les retards de paiement et vous tenir informé. Rendez-vous sur Regval pour en savoir plus.
2. Créez une liste de contrôle complète des informations pour chaque facture
Votre logiciel de facturation doit vous inviter à saisir toutes les informations essentielles. Cela permet à votre client et à son équipe de comptabilité fournisseurs d’avoir tout ce dont ils ont besoin pour mener à bien leur processus de paiement et obtenir votre paiement :
- Client
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Conditions de paiement : options de paiement et délai de paiement, ou date d’échéance : jour précis où vous attendez le paiement.
- Modèle de facture
- Représentant commercial (le cas échéant)
- Détails sur le produit ou le service que vous facturez
3. Établissez un calendrier de facturation qui est bénéfique pour votre trésorerie
Pour les grands projets, demandez à votre client de vous payer en une série de paiements partiels plutôt que d’attendre la fin du projet. Vous pouvez demander des paiements mensuels, par exemple, ou des paiements lorsque chaque étape d’un projet a été achevée.
Si vous avez des clients qui ont plusieurs projets ou commandes en cours, fixez des intervalles raisonnables, comme une semaine ou un mois, pour la facturation. En planifiant une facturation régulière, vous créez des attentes chez votre client. Lorsqu’ils s’attendent à recevoir des factures à un moment précis, ils sont plus susceptibles de répondre en temps voulu, ce qui peut réduire le délai de vos comptes clients.
4. Assurez-vous que toutes les conditions de paiement sont convenues à l’avance
Les clients sont plus enclins à payer rapidement lorsqu’ils savent ce qu’on attend d’eux à l’avance et qu’ils en ont accepté les conditions. De nombreuses petites entreprises envoient leurs conditions avec leur première facture, mais il est beaucoup plus efficace d’avoir cette conversation au début d’un projet ou d’une relation.
